Organiser un déplacement professionnel à l’étranger : le guide

Un déplacement professionnel à l’étranger peut être stressant. Il reste pourtant souvent indispensable au développement international d’une entreprise : malgré les outils de visioconférence, tout ne se fait pas à distance. Rencontrer un client, visiter un site, participer à un salon ou négocier un contrat demande parfois d’être sur place.

Bien préparé, un voyage d’affaires à l’international se déroule sans mauvaise surprise. Mal préparé, il expose le collaborateur à un refus d’embarquement, à des frais imprévus ou à une situation difficile loin de toute aide. Voici les points à vérifier, dans l’ordre, pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger.

Planifier le voyage le plus tôt possible

Le premier conseil est d’anticiper. Pour un déplacement à l’étranger, certaines démarches prennent du temps et ne peuvent pas être accélérées : renouvellement d’un passeport, demande de visa, autorisation de voyage électronique, rendez-vous médical. Plus le voyage est préparé tôt, plus les options de transport et d’hébergement sont nombreuses et cohérentes avec le budget.

Dès que le déplacement est confirmé, il est utile de fixer :

• les dates et le programme (rendez-vous, salon, visite de site) ;
• les villes de départ et d’arrivée, et les éventuelles étapes ;
• les voyageurs concernés et leurs besoins particuliers (PMR, santé, régime alimentaire) ;
• la personne qui réserve et celle qui valide ;
• les formalités à vérifier pour chaque voyageur.

Les délais et les conditions varient selon la destination, la nationalité du voyageur et l’objet du séjour. Mieux vaut donc commencer par les formalités, avant même de réserver.

Passeport, visa et formalités d’entrée

C’est le point le plus sensible : un document manquant ou expiré peut faire annuler tout le voyage. Les règles changent selon les pays et peuvent évoluer, il faut donc toujours les vérifier sur des sources officielles au moment de préparer le déplacement.

• La pièce d’identité. Selon la destination, une carte d’identité suffit ou un passeport est exigé. Certains pays imposent une durée de validité minimale après la date de retour, ou un nombre de pages vierges.
• Le visa ou l’autorisation de voyage. Certaines destinations demandent un visa, d’autres une autorisation électronique à obtenir avant le départ. Le type de visa peut dépendre de l’objet du séjour : un voyage d’affaires ne relève pas toujours du même régime qu’un séjour touristique.
• Les justificatifs. Lettre d’invitation, ordre de mission, réservation d’hôtel ou billet retour peuvent être demandés à l’entrée.
• Les escales. Une correspondance dans un pays tiers peut, elle aussi, être soumise à des formalités.

Pour vérifier ces règles, la fiche pays « Conseils aux voyageurs » du site France Diplomatie et le site de l’ambassade ou du consulat du pays de destination sont les références. Si le voyageur n’est pas de nationalité française, ses formalités peuvent être différentes : il doit vérifier sa propre situation.

Assurance, santé et assistance médicale

Avant le départ, il faut savoir qui couvre le collaborateur en cas de maladie, d’accident, de rapatriement ou de perte de bagages. Plusieurs couvertures peuvent coexister : contrat d’assurance ou d’assistance souscrit par l’entreprise, garanties liées à la carte bancaire utilisée pour payer le voyage, mutuelle. Il est utile de vérifier ce que chacune prend réellement en charge et de donner au voyageur les numéros à appeler.

Pour un déplacement dans l’Union européenne, l’Espace économique européen ou en Suisse, la carte européenne d’assurance maladie facilite la prise en charge des soins. Elle se commande auprès de l’Assurance Maladie : en savoir plus sur la carte européenne d’assurance maladie. Elle ne remplace pas une assurance couvrant le rapatriement.

Côté santé, quelques réflexes s’imposent :

• consulter les recommandations sanitaires de la fiche pays sur France Diplomatie ;
• prendre conseil auprès d’un médecin ou d’un centre de vaccinations internationales si la destination le justifie, suffisamment tôt avant le départ ;
• emporter ses traitements en quantité suffisante, avec l’ordonnance, et vérifier que les médicaments sont autorisés dans le pays ;
• garder sur soi une attestation d’assurance et les numéros d’assistance.

Budget et règles de la politique voyage pour l’international

Un déplacement à l’étranger coûte plus cher et comporte plus de variables qu’un trajet en France. Il faut donc définir un budget, et idéalement s’appuyer sur une politique voyage qui prévoit des règles pour l’international. Le guide politique voyage d’entreprise : modèle, règles et erreurs à éviter détaille comment la construire.

Les postes à prévoir :

• le pré-acheminement jusqu’à l’aéroport ou la gare ;
• le transport principal, en train ou en avion : en Europe continentale, quand le trajet n’est pas trop long, le train réduit l’impact carbone du déplacement ;
• l’hébergement ;
• les repas ;
• les transports sur place : taxi, transfert ou location de voiture ;
• les salles de réunion ou de séminaire si besoin ;
• les frais de visa, d’assurance ou de vaccination éventuels.

Les règles propres à l’international méritent d’être écrites noir sur blanc, plutôt que négociées à chaque voyage :

• la classe de voyage autorisée selon la durée du vol ;
• les plafonds d’hôtel par destination, le coût de la vie variant fortement d’un pays à l’autre ;
• le circuit de validation, souvent plus strict pour l’international ;
• la prise en charge des repas et des frais sur place (forfait ou frais réels) ;
• la possibilité d’arriver la veille pour récupérer d’un long trajet ;
• la conduite à tenir en cas d’annulation ou de retard.

Le générateur de politique voyage permet de poser ces règles récurrentes, y compris pour l’international.

Argent, moyens de paiement et frais sur place

Les frais bancaires à l’étranger peuvent vite s’accumuler. Avant de partir, il est utile de :

• vérifier auprès de la banque les frais appliqués aux paiements et retraits hors zone euro ;
• prévenir la banque du déplacement si elle le demande, pour éviter un blocage de carte ;
• prévoir une carte entreprise si l’entreprise en dispose, afin d’éviter que le collaborateur avance des sommes importantes ;
• emporter un peu de monnaie locale pour les premiers frais, ou savoir où en retirer à l’arrivée ;
• garder tous les justificatifs, en notant la devise, pour la note de frais.

Plus les réservations principales (transport, hôtel, voiture) sont réglées en amont par l’entreprise, moins le collaborateur avance de frais, et plus la comptabilité est simple au retour.

Téléphone, connexion et équipement

Un collaborateur injoignable à l’étranger est un collaborateur difficile à aider. Avant le départ :

• vérifier que le forfait téléphonique fonctionne dans le pays et à quel tarif, ou prévoir une option internationale ou une carte SIM locale ;
• suivre les consignes de l’entreprise pour accéder aux outils à distance en sécurité ;
• emporter les adaptateurs de prise nécessaires ;
• enregistrer hors connexion les documents de voyage, adresses et numéros utiles.

Décalage horaire et rythme du séjour

Le décalage horaire pèse sur la qualité des rendez-vous. Il faut en tenir compte dès la construction du programme :

• éviter de placer une réunion importante juste après un long vol ;
• prévoir, quand c’est possible, une arrivée la veille ;
• tenir compte de l’heure locale pour les échanges avec le siège ;
• vérifier les jours fériés et les horaires de travail du pays.

Un collaborateur reposé négocie mieux, et un déplacement trop serré est souvent un déplacement plus coûteux qu’il n’y paraît.

Transport local et hébergement

Arriver dans une ville inconnue, de nuit, sans solution pour rejoindre l’hôtel, est une source de stress évitable. Les transferts depuis l’aéroport ou la gare gagnent à être réservés à l’avance, avec une adresse et un contact clairs.

Pour une location de voiture, il faut vérifier que le permis de conduire est reconnu dans le pays, ou si un permis international est demandé, et se renseigner sur les règles de circulation locales. Côté hôtel, mieux vaut privilégier un établissement proche des rendez-vous ou du site, dans un quartier facile d’accès, quitte à payer un peu plus qu’une adresse excentrée.

Mobee Business permet par exemple de réserver vols, trains, hôtels parmi 550 000 établissements dans le monde, voitures de location, taxis et transferts dans plus de 100 pays, depuis une même plateforme.

Sécurité et devoir de protection

Quand un collaborateur voyage pour l’entreprise, l’entreprise garde une responsabilité envers lui. Elle doit anticiper les risques raisonnables et être capable d’aider en cas de problème. Pour un déplacement à l’étranger, cela passe par quelques précautions :

• consulter la fiche pays de France Diplomatie, qui signale les zones déconseillées et les points de vigilance ;
• inscrire le voyageur sur Ariane, le service du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères qui permet d’être informé et contacté en cas de crise ;
• savoir à tout moment où se trouvent les collaborateurs en déplacement ;
• définir qui contacter en cas d’urgence, et qui peut valider un coût supplémentaire ou modifier un retour ;
• conserver une copie des documents d’identité, séparée des originaux ;
• prévoir une procédure en cas de perte ou de vol du passeport.

Ces règles doivent être réglées avant le départ, pas au moment de la crise. La sécurité n’est pas un sujet anxiogène : c’est ce qui rend le déplacement plus professionnel.

Une assistance joignable pendant tout le voyage

Vol annulé, correspondance manquée, hôtel qui ne retrouve pas la réservation, problème de santé : à l’étranger, les imprévus sont plus difficiles à gérer seul, avec le décalage horaire, la langue et l’absence de repères. Le voyageur doit savoir qui appeler, à toute heure, et cette personne doit pouvoir modifier ses réservations.

C’est l’un des points à vérifier dans le choix d’un partenaire : chez Mobee Business, une équipe basée près de Lyon est joignable 24h/24, avec une réponse immédiate par téléphone, et les voyageurs retrouvent leurs réservations dans l’application mobile. Pour comparer les solutions, voir le guide logiciel de voyage d’affaires : comment choisir le bon outil, et pour structurer l’ensemble de vos déplacements, le guide travel management : définition, enjeux et méthode.

Checklist avant le départ

• Passeport ou carte d’identité valide, avec la durée de validité exigée par le pays
• Visa ou autorisation de voyage obtenu, si nécessaire
• Billets, cartes d’embarquement et confirmations d’hôtel accessibles hors connexion
• Attestation d’assurance et numéros d’assistance
• Carte européenne d’assurance maladie pour l’Europe
• Traitements médicaux et ordonnances
• Carte bancaire ou carte entreprise utilisable à l’étranger, un peu de monnaie locale
• Forfait téléphonique vérifié, adaptateurs de prise
• Transfert depuis l’aéroport ou la gare réservé
• Inscription sur Ariane et contacts d’urgence connus
• Programme tenant compte du décalage horaire

Ce qu’il faut retenir

Organiser un déplacement professionnel à l’étranger demande d’anticiper, en commençant par les formalités d’entrée, à vérifier sur France Diplomatie et auprès du consulat. Viennent ensuite l’assurance et la santé, le budget et les règles de la politique voyage, les moyens de paiement, le transport local et le rythme du séjour.

L’entreprise garde une responsabilité envers ses voyageurs : savoir où ils sont et leur offrir une assistance joignable à toute heure fait partie d’une bonne organisation.

Pour être accompagné sur vos déplacements à l’étranger, vous pouvez demander une démo.

Questions fréquentes

Quels documents prévoir pour un déplacement professionnel à l’étranger ?

Une pièce d’identité valide (carte d’identité ou passeport selon la destination), un visa ou une autorisation de voyage si le pays l’exige, les billets et confirmations de réservation, une attestation d’assurance et, en Europe, la carte européenne d’assurance maladie. Certains pays demandent aussi une lettre d’invitation ou un justificatif de retour.

Faut-il un visa pour un voyage d’affaires ?

Cela dépend du pays de destination, de la nationalité du voyageur et de l’objet du séjour. Certains pays n’en demandent pas, d’autres exigent un visa ou une autorisation électronique, parfois spécifique aux voyages d’affaires. Vérifiez toujours sur la fiche pays de France Diplomatie et auprès du consulat.

Combien de temps à l’avance organiser un voyage d’affaires à l’étranger ?

Le plus tôt possible, et en tout cas avant de réserver : certaines formalités, comme l’obtention d’un visa ou le renouvellement d’un passeport, ont des délais qui ne se réduisent pas. Une préparation anticipée offre aussi plus de choix de transport et d’hôtels.

Quelle assurance pour un déplacement professionnel à l’étranger ?

Il faut vérifier les garanties du contrat souscrit par l’entreprise, celles de la carte bancaire utilisée et de la mutuelle : frais médicaux, rapatriement, assistance, bagages. Le voyageur doit partir avec l’attestation d’assurance et les numéros à appeler.