Duty of care : protéger ses collaborateurs en déplacement

Le duty of care, de quoi parle-t-on ?

Le duty of care désigne le devoir de protection qu’une organisation doit à ses collaborateurs. Appliqué aux voyages d’affaires, il recouvre l’ensemble des mesures prises par l’entreprise pour qu’un salarié en déplacement soit informé, protégé et accompagné, avant, pendant et après sa mission.

En France, l’expression vient du vocabulaire du travel management, mais le principe est bien ancré dans le droit : l’employeur est tenu à une obligation générale de sécurité. Il doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés. Cette obligation ne s’arrête pas aux portes des locaux : elle suit le collaborateur lorsqu’il voyage pour le compte de l’entreprise.

Concrètement, cela implique d’évaluer les risques liés aux déplacements, de mettre en place des mesures de prévention, d’informer les voyageurs et d’être capable de réagir en cas de problème. Le sujet concerne toutes les entreprises qui envoient des collaborateurs en mission, pas seulement les grands groupes ni les destinations lointaines.

Cet article présente des principes généraux. Pour une situation précise, notamment après un incident, il est recommandé de se rapprocher d’un conseil juridique ou de l’assureur de l’entreprise.

Pourquoi le sujet concerne aussi les PME

Les grandes entreprises disposent souvent d’une direction sûreté, de contrats d’assistance internationaux et d’outils de suivi en temps réel. Les PME, elles, gèrent généralement les déplacements de manière plus informelle.

Or l’obligation de sécurité ne dépend pas de la taille de l’entreprise. Un commercial qui fait un malaise dans un hôtel de province, une consultante bloquée par une grève à l’étranger, un technicien accidenté avec une voiture de location : dans chacun de ces cas, l’employeur doit pouvoir montrer qu’il avait anticipé et qu’il a réagi.

Le duty of care est aussi une question de confiance. Un collaborateur qui sait que l’entreprise connaît son itinéraire et qu’il peut joindre quelqu’un à toute heure part plus serein. La qualité de cet accompagnement pèse dans l’image que l’entreprise renvoie à ses équipes.

Les risques liés aux déplacements professionnels

Les risques ne se limitent pas aux situations spectaculaires. La plupart des incidents sont ordinaires, mais ils deviennent difficiles à gérer quand le voyageur est seul, loin et mal informé.

Santé

Malaise, maladie, blessure, traitement oublié : un souci de santé banal à domicile se complique en déplacement, surtout à l’étranger, entre la barrière de la langue, la méconnaissance du système de soins et les questions de prise en charge. Certaines destinations demandent aussi des vaccins ou des précautions sanitaires particulières.

Sécurité et sûreté

Vol, agression, troubles civils, catastrophe naturelle, menace terroriste : le niveau de risque varie fortement selon les pays, les villes et même les quartiers. Il peut aussi évoluer rapidement entre la réservation et le départ.

Accidents de transport

La route reste un risque majeur, en particulier pour les trajets en voiture de location sur des itinéraires inconnus, après une journée chargée ou un vol de nuit. La fatigue au volant fait partie des risques à prendre au sérieux.

Fatigue et stress

Les déplacements répétés, les départs très matinaux, le décalage horaire, les correspondances serrées et les soirées de travail à l’hôtel pèsent sur la santé. L’obligation de l’employeur porte aussi sur la santé mentale : le rythme imposé par les voyages en fait partie.

Perturbations

Grèves, annulations, intempéries, fermeture d’un aéroport : sans assistance, le collaborateur doit trouver seul une solution, souvent dans l’urgence et en avançant les frais.

Isolement

Le voyageur seul est plus exposé. En cas de problème, personne ne remarque son absence, personne ne peut donner l’alerte. C’est pourtant la situation la plus courante pour les commerciaux, les techniciens itinérants ou les dirigeants de PME.

Les piliers de la prévention

Une politique voyage qui intègre la sécurité

La sécurité gagne à figurer noir sur blanc dans la politique voyage de l’entreprise. Quelques règles suffisent souvent :

• réserver par le canal de l’entreprise, pour que les itinéraires soient connus ;
• limiter la conduite après un vol long ou une nuit courte ;
• privilégier des hôtels bien situés, dans des quartiers sûrs et faciles d’accès ;
• prévoir une validation renforcée pour les destinations à risque ;
• autoriser une nuit sur place plutôt qu’un aller-retour épuisant dans la journée ;
• définir qui contacter en cas d’urgence et comment.

L’évaluation des risques professionnels que l’entreprise réalise déjà peut intégrer les déplacements, en distinguant les profils : voyageurs fréquents, collaborateurs qui conduisent beaucoup, missions à l’international.

L’information avant le départ

Un collaborateur bien informé prend de meilleures décisions. Avant chaque mission, il devrait disposer de :

• son itinéraire complet et ses confirmations de réservation ;
• les coordonnées d’une assistance joignable à toute heure ;
• les consignes à suivre en cas d’urgence ;
• pour l’étranger, les formalités, les recommandations sanitaires et le niveau de vigilance de la destination ;
• les informations pratiques sur place : adresse de l’hôtel, moyens de transport, contacts locaux.

Savoir où sont les voyageurs

Lorsqu’un événement grave survient dans une ville, la première question est simple : l’entreprise a-t-elle quelqu’un sur place ? Sans centralisation des réservations, la réponse peut prendre des heures. Avec des réservations passant par un même canal, l’entreprise sait qui voyage, où et jusqu’à quand, et peut contacter rapidement les personnes concernées.

Ce suivi doit rester proportionné. Il porte sur les déplacements professionnels, pas sur la vie privée du collaborateur, et les données doivent être traitées dans le respect de la réglementation sur la protection des données personnelles.

Une assistance joignable 24 h/24

Les problèmes arrivent rarement aux heures de bureau. Un vol annulé à 22 heures, un hôtel complet à l’arrivée, un train supprimé un dimanche : le collaborateur doit pouvoir joindre quelqu’un capable d’agir, de modifier une réservation, de trouver une alternative. Cette assistance peut être assurée par l’agence de voyage d’affaires, complétée par le contrat d’assistance de l’assureur pour les questions médicales et le rapatriement.

Une procédure d’urgence écrite

Le jour où un incident survient, il est trop tard pour improviser. Une procédure courte, connue de tous, précise :

1. qui le voyageur doit prévenir en premier (assistance, manager, référent interne) ;
2. qui est chargé de localiser et de contacter les collaborateurs concernés ;
3. qui décide d’un retour anticipé ou d’un changement de programme ;
4. qui informe les proches, si nécessaire, et dans quelles conditions ;
5. comment l’incident est consigné puis analysé.

Un exercice simple, une fois par an, permet de vérifier que la chaîne fonctionne et que les numéros sont à jour.

Checklist duty of care pour l’entreprise

Les cas particuliers

Les déplacements internationaux

L’international concentre plusieurs risques : système de santé différent, langue, cadre juridique, instabilité politique, formalités d’entrée. La préparation doit être plus poussée. Les fiches Conseils aux voyageurs du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères font le point sur les risques pays par pays, et le service Ariane du même ministère permet de signaler son séjour pour être contacté en cas de crise. Il est aussi utile de vérifier la couverture santé et assistance avant chaque départ. Le guide pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger détaille ces étapes.

Les collaborateurs en situation de handicap

Pour un voyageur en situation de handicap, la sécurité passe d’abord par la fiabilité de l’organisation : assistance en gare ou à l’aéroport confirmée, chambre réellement accessible, transfert adapté, temps de correspondance suffisant. Un maillon manquant peut transformer le trajet en épreuve. L’entreprise doit vérifier ces points en amont, avec discrétion, sans faire porter toute l’organisation au collaborateur. L’article sur le déplacement professionnel et le handicap propose une méthode.

Les femmes qui voyagent seules

Certaines destinations ou situations exposent davantage les femmes qui voyagent seules. L’entreprise peut en tenir compte sans paternalisme : hôtels bien situés et réputés pour leur sécurité, transferts réservés à l’arrivée plutôt que transports improvisés de nuit, possibilité de demander une chambre en étage, information sur les usages locaux. L’essentiel est de rendre ces options disponibles et de laisser la collaboratrice décider, sans en faire une contrainte.

Les voyageurs fréquents

Le risque change de nature quand les déplacements se répètent : fatigue cumulée, déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, routine qui fait baisser la vigilance. Un suivi du rythme de voyage et un dialogue régulier avec le manager font partie de la prévention.

Les séminaires et voyages de groupe

Un séminaire ou une convention réunit de nombreux collaborateurs au même endroit. La liste des participants, leurs coordonnées d’urgence et un responsable identifié sur place sont indispensables. Le sujet est développé dans le guide pour organiser un séminaire d’entreprise.

Ce qu’il faut retenir

Le duty of care traduit, pour les voyages d’affaires, l’obligation générale de sécurité de l’employeur. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Il repose sur quelques piliers : une politique voyage qui intègre la sécurité, une information complète avant le départ, la connaissance des itinéraires, une assistance joignable à toute heure et une procédure d’urgence connue de tous.

Les situations particulières (international, handicap, voyageuses seules, groupes) demandent une attention renforcée, sans transformer chaque déplacement en dispositif lourd.

Centraliser les réservations est souvent le premier pas, parce que c’est ce qui permet de savoir qui est où. C’est ce que propose Mobee Business, avec le suivi des voyageurs, une application mobile qui regroupe les réservations et une équipe joignable 24 h/24 : réponse immédiate au téléphone, dans l’heure par messagerie. Pour les entreprises qui envisagent de déléguer ce suivi, l’article sur l’externalisation de la gestion des voyages d’affaires détaille la démarche.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que le duty of care en voyage d’affaires ?

C’est le devoir de protection de l’entreprise envers ses collaborateurs en déplacement. Il consiste à évaluer les risques, informer les voyageurs, connaître leurs itinéraires, leur offrir une assistance et savoir réagir en cas d’incident.

Le duty of care est-il une obligation légale en France ?

L’expression anglaise n’est pas un terme du droit français, mais l’employeur est tenu à une obligation générale de sécurité envers ses salariés, qui s’applique aussi pendant les déplacements professionnels. Pour une question précise, un conseil juridique reste la meilleure référence.

Comment assurer la sécurité d’un collaborateur qui voyage seul ?

En s’assurant que son itinéraire est connu, qu’il dispose d’un numéro d’assistance joignable à toute heure et d’un point de contact à des moments clés, et en privilégiant des hôtels bien situés et des transferts réservés à l’avance.

Que faire en cas d’incident pendant un déplacement professionnel ?

Appliquer la procédure d’urgence : le voyageur contacte l’assistance et son référent, l’entreprise localise et contacte les personnes concernées, décide des mesures à prendre (retour anticipé, changement de programme) et consigne l’incident pour en tirer des enseignements.